Kako bi se i u tom dijelu lanca osigurala kvaliteta, sigurnost i usklađenost proizvoda, razvijen je IFS Broker standard. U nastavku saznajte što je IFS Broker standard, kome je namijenjen, koji su njegovi ključni zahtjevi i kako izgleda proces certifikacije.

Što je IFS Broker standard?

IFS Broker standard međunarodno je priznati standard namijenjen tvrtkama koje posreduju u prodaji i nabavi proizvoda, ali ih pritom uglavnom ne skladište, ne prerađuju i ne transportiraju vlastitim sredstvima. Njegov je cilj provjeriti upravlja li tvrtka svojim procesima na način koji osigurava sigurnost, kvalitetu i zakonitost proizvoda.

Pojednostavljeno, standard provjerava kako tvrtka bira i prati dobavljače, kako upravlja specifikacijama proizvoda, kako osigurava ispunjavanje zakonskih zahtjeva i zahtjeva kupaca te kako reagira u slučaju nesukladnosti, incidenta ili povlačenja proizvoda.

Za mnoge tvrtke IFS Broker standard predstavlja jasan i strukturiran okvir za organizaciju poslovanja, smanjenje rizika i jačanje povjerenja kupaca.

Kome je IFS Broker standard namijenjen?

IFS Broker standard namijenjen je tvrtkama koje kupuju i prodaju proizvode, ali najčešće ne dolaze u fizički kontakt s robom. To su poslovni subjekti koji djeluju pretežno iz ureda i upravljaju dokumentacijom, dobavljačima, kupcima i specifikacijama proizvoda.

• brokerima i posrednicima koji pregovaraju o kupnji i prodaji u ime drugih
• prodajnim agentima koji zastupaju proizvođače na određenim tržištima
• trgovcima na veliko koji organiziraju prodaju bez vlastitog skladištenja
• uvoznicima koji proizvode stavljaju na tržište i odgovorni su za njihovu usklađenost

Standard se može odnositi na poslovanje s hranom, proizvodima za kućanstvo i osobnu njegu te ambalažnim materijalima, ovisno o opsegu aktivnosti tvrtke.

Zašto je IFS Broker standard važan?

Zahtjevi tržišta, kupaca i zakonodavstva sve su stroži, a odgovornost za sigurnost i usklađenost proizvoda više se ne odnosi samo na proizvođače. Tvrtke koje posluju kao brokeri, agenti ili uvoznici također moraju dokazati da imaju kontrolu nad svojim dobavljačima, dokumentacijom i rizicima.

• Veća sigurnost i sljedivost – lakše dokazujete odakle proizvod dolazi i kome je isporučen.
• Veće povjerenje kupaca – certifikat pokazuje da imate uređen sustav kontrole i upravljanja.
• Lakši pristup tržištu – mnogi kupci i trgovački lanci traže upravo ovakav dokaz usklađenosti.
• Ušteda vremena i resursa – jedan standardiziran sustav smanjuje broj pojedinačnih provjera od strane kupaca.
• Bolje upravljanje rizicima – tvrtka jasnije definira odgovornosti, procese i postupanje u kriznim situacijama.

Koji su glavni zahtjevi IFS Broker standarda?

Iako je standard detaljan, njegovi se zahtjevi mogu grupirati u nekoliko ključnih područja.

Odgovornost uprave

Uprava mora pokazati da aktivno podržava sustav upravljanja kvalitetom i sigurnošću proizvoda, osigurava potrebne resurse i prati učinkovitost sustava.

Upravljanje rizicima

Tvrtka mora prepoznati i procijeniti rizike povezane s proizvodima, dobavljačima i procesima posredovanja. Kod poslovanja s hranom to uključuje i sustavan pristup sigurnosti proizvoda.

Odobravanje i praćenje dobavljača

Jedan od temelja standarda je jasan sustav odobravanja dobavljača. To uključuje provjeru njihove dokumentacije, certifikata, specifikacija i sposobnosti da ispune zahtjeve kupca.

Specifikacije i usklađenost proizvoda

Potrebno je osigurati da su specifikacije proizvoda ažurne, potpune i usklađene sa zakonskim zahtjevima te zahtjevima kupaca i tržišta na koje se proizvod plasira.

Sljedivost i upravljanje incidentima

Tvrtka mora moći brzo pratiti proizvod kroz lanac opskrbe i imati definirane postupke za krizne situacije, opoziv i povlačenje proizvoda.

Food Fraud i zaštita proizvoda

IFS Broker stavlja naglasak i na procjenu rizika od prijevara te zaštitu proizvoda i dokumentacije od namjernih prijetnji i manipulacija.

Kako izgleda proces certifikacije?

Certifikacija prema IFS Broker standardu obično se provodi kroz nekoliko logičnih koraka.

1. Početna analiza stanja – pregled postojećih procesa, dokumentacije i zahtjeva standarda.
2. Usklađivanje sustava – izrada ili dorada procedura, obrazaca, evidencija i internih pravila.
3. Priprema za audit – interna provjera sustava i otklanjanje uočenih nedostataka.
4. Certifikacijski audit – neovisno certifikacijsko tijelo pregledava dokumentaciju, način rada i učinkovitost sustava.
5. Akcijski plan i zatvaranje odstupanja – ako auditor utvrdi nesukladnosti, potrebno ih je ispraviti u zadanom roku.
6. Izdavanje certifikata – nakon uspješne provjere i prihvaćenih korektivnih radnji izdaje se certifikat.

Najčešće greške tvrtki prije certifikacije

Tvrtke koje se prvi put pripremaju za IFS Broker audit često imaju slične probleme. Najčešće se radi o nedovoljno definiranim odgovornostima, zastarjelim specifikacijama proizvoda, slabom praćenju dobavljača i nedovoljno testiranom sustavu sljedivosti.

Čest problem je i preuzimanje dokumentacije iz drugih standarda, primjerice logističkih ili proizvodnih sustava, bez stvarne prilagodbe na broker aktivnosti. Takav pristup može ostaviti “rupe” u sustavu i stvoriti dokumentaciju koja formalno postoji, ali ne prati stvarni način rada tvrtke.

Osim toga, mnoge tvrtke nemaju dovoljno razrađene procedure za povlačenje proizvoda, kriznu komunikaciju, procjenu rizika od prijevara i internu provjeru sustava prije dolaska auditora.

Kako Reguline može pomoći u pripremi za IFS Broker certifikaciju?

Priprema za IFS Broker certifikaciju ne mora biti komplicirana ako imate stručnu podršku. Reguline vam može pomoći da sustav postavite jasno, praktično i u skladu sa stvarnim poslovanjem vaše tvrtke.

• Analiza postojećeg stanja – pregledavamo vaše procese i utvrđujemo što nedostaje za usklađenje sa standardom.
• Izrada i dorada dokumentacije – pripremamo procedure, obrasce, evidencije i sustav upravljanja koji odgovara broker poslovanju.
• Podrška kod odobravanja dobavljača i specifikacija – pomažemo vam postaviti praktičan i održiv sustav kontrole.
• Priprema za audit – provodimo interne provjere i pomažemo vam ukloniti nedostatke prije certifikacijskog audita.
• Savjetovanje tijekom cijelog procesa – od prvog pregleda do završne pripreme za certifikaciju.

Ako želite uvesti red u dokumentaciju, smanjiti rizike i povećati spremnost za audit, stručna podrška može značajno skratiti put do certifikata.

Zaključak

IFS Broker standard važan je alat za tvrtke koje žele dokazati da kontroliraju svoje dobavljače, dokumentaciju i procese te da mogu osigurati sigurnost, kvalitetu i usklađenost proizvoda bez obzira na to što s njima nemaju fizički kontakt.

Za brokere, agente, uvoznike i trgovačke tvrtke ovaj standard može biti važan korak prema većem povjerenju kupaca, boljoj organizaciji poslovanja i lakšem pristupu zahtjevnijim tržištima.

Ako razmišljate o uvođenju IFS Broker standarda ili se pripremate za certifikaciju, Reguline vam može pomoći kroz analizu, izradu dokumentacije i pripremu za audit.

Želite procijeniti koliko je vaša tvrtka spremna za IFS Broker certifikaciju? Javite se za konzultacije i saznajte koji su prvi koraci za usklađenje.

Izvor: IFS Broker Standard ver. 3.2.

Objava IFS Broker standard – što je, kome treba i kako se certificirati pojavila se prvi puta na REGULINE.